Референт проректора по воспитательной и социальной работе

Должностные обязанности:

– Осуществляет работу по организационно-техническому обеспечению административно-распорядительной деятельности руководителя предприятия;

– Принимает поступающую на рассмотрение руководителя корреспонденцию, передавать ее в соответствии с принятым решением в структурные подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе работы либо подготовки ответов;

– Ведет делопроизводство, выполнять различные операции с применением компьютерной техники, предназначенной для сбора, обработки и представления информации при подготовке и принятии решений;

– Принимает документы и личные заявления на подпись руководителя предприятия;

– Подготавливает документы и материалы, необходимые для работы руководителя;

– Следит за своевременным рассмотрением и представлением структурными подразделениями и конкретными исполнителями документов, поступивших на исполнение, проверять правильность оформления подготовленных проектов документов, передаваемых руководителю на подпись, обеспечивать качественное их редактирование;

– Организовывает проведение телефонных переговоров руководителя, записывать в его отсутствие полученную информацию и доводить до его сведения ее содержание, передавать и принимать информацию по приемно-переговорным устройствам (телефаксу, телексу и т.п.), а также телефонограммы, своевременно доводить до его сведения информацию, полученную по каналам связи;

– По поручению руководителя составляет письма, запросы, другие документы, готовить ответы авторам писем;

– Выполняет работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, регистрация), вести и оформлять протоколы заседаний и совещаний;

– Осуществляет контроль за исполнением работниками предприятия изданных приказов и распоряжений, а также за соблюдением сроков выполнения указаний и поручений руководителя предприятия, взятых на контроль;

– Ведет контрольно-регистрационную картотеку;

– Обеспечивает рабочее место руководителя необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями, создавать условия, способствующие его эффективной работе;

– Печатает по указанию руководителя служебные материалы, необходимые для его  работы  или вводить текущую информацию в банк данных;

– Организовывает прием посетителей, содействовать оперативности рассмотрения просьб и предложений работников;

– Формирует дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивать их сохранность и в установленные сроки сдавать в архив;

– Осуществляет ксерокопию требуемой документации для руководителя.

Должен знать:

– Законодательные и иные нормативные правовые акты РК,

– Методические и нормативно-технические материалы, касающиеся деятельности организации и ведения делопроизводство,

– Структуру и руководящий состав организаций и ее подразделений, организацию делопроизводство, методы оформления и обработки документов,

– Архивное дело, машинопись, правила пользования приемно-переговорными устройствами, правила печатания деловых писем, с использованием типовых форм,

– Основы этики и эстетики, правила делового общения, основы организации труда и управления, правила эксплуатации вычислительной техники, правила внутреннего трудового распорядка,

– Требования пожарной безопасности.

Требования к квалификации:

1) высшее (или послевузовское) образование;

2) стаж работы по специальности не менее 1 года.