Референт проректора по воспитательной и социальной работе

Референт проректора по воспитательной и социальной работе

Должностные обязанности:

— Осуществляет работу по организационно-техническому обеспечению административно-распорядительной деятельности руководителя предприятия;

— Принимает поступающую на рассмотрение руководителя корреспонденцию, передавать ее в соответствии с принятым решением в структурные подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе работы либо подготовки ответов;

— Ведет делопроизводство, выполнять различные операции с применением компьютерной техники, предназначенной для сбора, обработки и представления информации при подготовке и принятии решений;

— Принимает документы и личные заявления на подпись руководителя предприятия;

— Подготавливает документы и материалы, необходимые для работы руководителя;

— Следит за своевременным рассмотрением и представлением структурными подразделениями и конкретными исполнителями документов, поступивших на исполнение, проверять правильность оформления подготовленных проектов документов, передаваемых руководителю на подпись, обеспечивать качественное их редактирование;

— Организовывает проведение телефонных переговоров руководителя, записывать в его отсутствие полученную информацию и доводить до его сведения ее содержание, передавать и принимать информацию по приемно-переговорным устройствам (телефаксу, телексу и т.п.), а также телефонограммы, своевременно доводить до его сведения информацию, полученную по каналам связи;

— По поручению руководителя составляет письма, запросы, другие документы, готовить ответы авторам писем;

— Выполняет работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, регистрация), вести и оформлять протоколы заседаний и совещаний;

— Осуществляет контроль за исполнением работниками предприятия изданных приказов и распоряжений, а также за соблюдением сроков выполнения указаний и поручений руководителя предприятия, взятых на контроль;

— Ведет контрольно-регистрационную картотеку;

— Обеспечивает рабочее место руководителя необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями, создавать условия, способствующие его эффективной работе;

— Печатает по указанию руководителя служебные материалы, необходимые для его  работы  или вводить текущую информацию в банк данных;

— Организовывает прием посетителей, содействовать оперативности рассмотрения просьб и предложений работников;

— Формирует дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивать их сохранность и в установленные сроки сдавать в архив;

— Осуществляет ксерокопию требуемой документации для руководителя.

Должен знать:

— Законодательные и иные нормативные правовые акты РК,

— Методические и нормативно-технические материалы, касающиеся деятельности организации и ведения делопроизводство,

— Структуру и руководящий состав организаций и ее подразделений, организацию делопроизводство, методы оформления и обработки документов,

— Архивное дело, машинопись, правила пользования приемно-переговорными устройствами, правила печатания деловых писем, с использованием типовых форм,

— Основы этики и эстетики, правила делового общения, основы организации труда и управления, правила эксплуатации вычислительной техники, правила внутреннего трудового распорядка,

— Требования пожарной безопасности.

Требования к квалификации:

1) высшее (или послевузовское) образование;

2) стаж работы по специальности не менее 1 года.